Az Apáczai Közalapítvány Kuratóriuma 2000. júliusában döntött a Márton Áron Szakkollégium (2007. március 1. óta: Balassi Intézet Márton Áron Szakkollégiumi Igazgatóság) “A Kárpát-medence oktatási és tudományos intézményeinek adatbázisa” című pályázatának támogatásáról. (Továbbiakban: Oktatási Kataszter) A kutatási program keretében egységes szempontrendszer alapján történő adatgyűjtés során hat ország (Szlovákia, Ukrajna, Románia, Jugoszlávia, Horvátország, Szlovénia) magyar vagy részben magyar közoktatási, felsőoktatási és tudományos intézményeinek feltérképezésére tettünk kísérletet.

A kutatás legfontosabb elemei:

a.) kérdőíves adatgyűjtés

b.) fényképfelvételek készítése (dokumentáció, csak felsőoktatási és tudományos intézmények)

c.) mélyinterjús vizsgálat az intézmények vezetőivel (csak felsőoktatási és tudományos intézmények)

d.) az intézményi adatok Internetes megjelenítése

e.) összesítő elemzés készítése az oktatási és tudományos intézményhálózatról 

A kutatás előkészítő munkái 1999 őszén a Magyar Állandó Értekezlet Oktatási Szakértői Bizottságának ajánlására kezdődtek el. 2000 januárjában megszületett az adatbázis általános koncepciója, továbbá elkészült az adatgyűjtés alapját képező kérdőív tervezete. A kutatásban résztvevő szakértők emellett kidolgozták egy, a kérdőíves felméréssel párhuzamosan zajló mélyinterjús vizsgálat kutatási koncepcióját. A mélyinterjú-vázlat véglegesítésére májusban került sor. A tavasz folyamán Szlovákiában, Ukrajnában, Romániában és Jugoszláviában zajlott próbakérdezés. A kérdőívek véglegesítésére áprilisban került sor. A kérdőívek egységesek, ám országonként kisebb, az oktatási rendszerek egyes elemeinek eltéréséből adódó értelemszerű eltérések találhatók benne.

Az adatgyűjtés első szakasza 2000 májusa és szeptembere között zajlott. A különböző nyilvántartások és szakmai szervezetek véleményezése alapján összeállított felsőoktatási és tudományos intézmények címlistájának lezárására májusban került sor. Ezután három országban (Ukrajna, Horvátország, Szlovénia) kezdődött el az adatgyűjtés.

Az előzetesen megállapított általános adatfelvételi szabályoknak megfelelően minden egyes intézményt – előzetes időpont egyeztetés után – személyesen keresett fel két adatgyűjtő: egy magyarországi szociológus egyetemi hallgató/doktorandusz és egy határon túli magyar egyetemi hallgató/doktorandusz. A kiutazás előtt két héttel kipostázott adatlapok begyűjtése, azoknak a kitöltés helyszínen esetlegesen szükségessé váló korrekciója, illetve az intézményt bemutató fényképfelvételek elkészítése mellett minden intézmény vezetőjével mélyinterjút készítettek az adatgyűjtők. Az adatgyűjtés sikeres volt, hiszen egyáltalán nem találkoztunk válaszmegtagadással, így a címlistában szereplő összes intézmény esetében kitöltötték a kérdőívet, elkészültek a fényképfelvételek és a mélyinterjúk.

A közoktatási intézmények címlistájának összeállítását a kutatásba bevont pedagógus szövetségekre és szakmai szervezetekre bíztuk. Az együttműködő szervezetek által kijelölt helyi koordinátorok végezték az adatlapok postázását, majd begyűjtését. A közoktatási intézmények esetében csak kérdőíves felmérést végeztünk, mélyinterjús vizsgálatra és fényképfelvételek készítésére nem került sor.

Az adatgyűjtés második szakaszában (2000 szeptember-2001 február) Erdélyben és Felvidéken is elkezdődött a felsőoktatási és tudományos intézményekkel kapcsolatos adatgyűjtés előkészítése. Horvátország, Szlovénia és Románia esetében a közoktatási adatgyűjtés lefolytatása céljából igen nehezen sikerült a kapcsolatfelvétel a határon túli magyar szakmai szervezetekkel, illetve pedagógusszövetséggel. Az adatgyűjtés sikeressége, az adatszolgáltatással kapcsolatos bizalom megteremtése és az adatbázis későbbi folyamatos frissíthetősége és bővíthetősége szempontjából ugyanakkor rendkívül fontosnak tartottuk, hogy a mértékadó országos szakmai szervezetek bevonásával és aktív szerepvállalásával történjen meg az első, ilyen léptékű összehasonlító adatgyűjtés. Végül 2001 januárjában és februárjában lezajlott mind a három országban a kérdőíves felmérés. Horvátországban és Szlovéniában teljes körű, Romániában 90%-os sikerességgel.

Az adatgyűjtéssel párhuzamosan elkezdődött annak a számítógépes adatrögzítő programnak a kidolgozása, amely mind a közoktatási, mind a felsőoktatási és tudományos intézményekkel kapcsolatban összegyűjtött adatok tárolását és különböző jellegű felhasználását segítette elő. Ez összetett feladatot jelentett, hiszen nem csak egy Internetes keresőrendszert kellett kialakítani, hanem egyúttal egy olyan adatbázist, amely összetett statisztikai adatelemzéseket is lehetővé tesz. Az akkor elkészült adatrögzítő program és operációs rendszer azóta új, a Szakkollégium saját tulajdonában lévő serverre került áttelepítésre. Ez nemcsak az Oktatási Kataszter informatikai támogató rendszerrel szemben támasztott követelmények módosítását, magasabb technikai színvonalon való kivitelezését vonta maga után (a kereső program ne csak az adatbázisban szereplő különböző információk mentén legyen képes az intézmények listáját megadni, hanem különböző statisztikai összesítéseket is elvégezzen), hanem magának az adatbázisban szereplő adatoknak a felülvizsgálatát, frissítését is.

Az adatbázis utolsó, átfogó kutatást igénylő frissítésére 2002-2003-ban került sor. Az  azóta eltelt időben történt változások felgyűjtése, feldolgozása a közeljövőben fog megtörténni.